Le Data Management : pourquoi et comment classer ses données ?

Qu’est-ce que le Data management ?

C’est un processus de gestion de vos données qui comprend la collecte, le traitement, le stockage, le partage et leur utilisation. Ces opérations, lorsqu’elles sont soigneusement planifiées, permettent non seulement une utilisation plus efficace mais aussi simplifient la mise en conformité légale et la sécurisation de vos données.
Face à la quantité croissante de données générées chaque jour par les entreprises, la classification et la sécurisation de vos données, surtout si elles sont sensibles, représentent une démarche indispensable.

Quelles données protéger ?

Aujourd’hui, vous détenez des données qui proviennent de multiples sources, internes ou externes.

Elles peuvent provenir de votre organisation,  être liées à la gestion de vos clients ou de vos différents partenaires. 

Elles peuvent être structurées, ce sont des données qui utilisent un format prédéfini (par exemple les formulaires, les fichiers excels…). Mais ce peut également être des données non structurées (fichiers vidéo ou audio), voir des données issues de capteurs IOT.

Les multiples avantages d’un Data management maîtrisé

1/ Une meilleure prise de décision : un accès fluide à l’ensemble de vos informations est essentiel pour prendre les bonnes décisions et anticiper les risques potentiels.

2/ Une plus grande efficacité : votre productivité augmente car vos collaborateurs ont plus facilement accès à vos données. Ils peuvent ainsi se concentrer sur leur traitement et optimiser les performances de l’entreprise.

3/ Une réduction des coûts : le Data management concerne également le stockage de vos données. Elles sont mieux et plus rapidement contrôlées, les doublons sont évités et l’espace de stockage est optimisé.

4/ Un moteur pour l’innovation : les équipes collaborent mieux ensemble et avec les partenaires externes au travers d’interfaces applicatives qui favorise l’échange de donnée en temps réel et ainsi l’innovation via les synergies de produits ou services.

5/ De nouvelles méthodes de travail : en favorisant le partage des connaissances au sein de votre écosystème.

6/ Un meilleur contrôle : parmi vos données certaines sont soumises à des réglementations ou des lois strictes (RGPD, Santé, …) ou revêtent un caractère sensible (secrets industriels, recherche, clauses contractuelles…). Cela vous oblige donc à assurer leur sécurité : cartographier toutes les données, s’assurer qu’elles sont protégées (intégrité, disponibilité, confidentialité) et utilisées qu’à des fins spécifiques.

7/ Plus de transparence pour une meilleure expérience client : la compétitivité de votre entreprise est à ce prix. Elle repose sur une bonne compréhension et la personnalisation de vos données sur l’ensemble du parcours de chaque client.

Un processus qui se construit par étapes

Il n’existe pas d’approche universelle et il peut être personnalisé selon les spécificités de votre entreprise. Néanmoins, ces six étapes vous permettront de mettre en place une stratégie efficace et une méthodologie correctement maîtrisée.

Etape n° 1 : vous fixer des objectifs, en identifiant les raisons pour lesquelles vous décidez de classer vos documents et quels sont les buts à atteindre.

Etape n° 2 : mettre en place un projet lisible, en embarquant tous les collaborateurs qui travaillent sur des données sensibles, afin de limiter l’impact sur leur travail. Il s’agit de définir les différentes catégories, les lieux de stockage, les flux, le chiffrement, les droits d’accès, les processus et les termes de sauvegarde. Un schéma de classification des données pourra être dessiné et des instructions de manipulation définies.

Etape n° 3 : identifier les données sensibles ou critiques. Qu’elles soient nouvelles ou anciennes, ce sont elles qui ont besoin d’être protégées. L’identification peut être automatisée grâce à des applications.

Etape 4 : Attribuer des étiquettes pour chaque ressource de données sensibles. Cela facilite la mise en œuvre de la politique de classification et peut également être automatisé ou réalisé manuellement.

Etape n° 5 : utiliser les résultats pour améliorer la sécurité et la conformité. Une fois votre stratégie mise en œuvre, il est nécessaire d’évaluer la qualité de la protection par rapport aux risques encourus.

Etape n° 6 : répéter l’opération. Les données ne sont pas figées et évoluent, d’où l’importance de mettre en place une bonne stratégie, performante dans la durée. La classification des données est un processus continu car chaque jour de nouveau fichiers sont créés, copiés, déplacés et supprimés. C’est l’assurance que toutes vos données sensibles sont bien protégées.

L’étape suivante : la sécurité

Classification et sécurisation sont interconnectées. Il est donc important d’auditer le dispositif afin de pouvoir détecter les violations, les pertes ou les extractions de données et continuer à réduire les risques.. Une fois classées, vos données sensibles seront plus faciles à protéger.